ABD'li Bir Ajansla Çalışmak: Sözleşme ve Evraklar

Bir şirket başka bir ülkeden ajansla çalışırken ters giden şeylerin çoğu iş değil. Evrak — ve en kötü anda ortaya çıkıyor: fatura kesildiğinde ve birinin finans ekibi, sözleşme aşamasında kimsenin bahsetmediği bir belgeyi istediğinde.

Bu rehber o evrakın gerçekte ne olduğunu birincil kaynaklarla anlatıyor; ayrıca önceden anlaşması ucuz, sonradan tartışması pahalı olan operasyonel kısımları: para birimi, saatler, sahiplik.

Önce bir sınır. Biz bir teknoloji ajansıyız, vergi danışmanı değiliz. Aşağıdakiler bu belgelerin ne olduğunu ve nereden geldiğini anlatıyor. Şirketinizin vergi durumuna nasıl uygulandıkları kendi muhasebecinize ait bir soru; bizim konumumuzdan aksini söyleyen biri haddini aşıyordur.

Muhasebecinizin isteyeceği belge

ABD'li bir tedarikçiye ödeme yapan ABD dışındaki bir şirket için en sık sürpriz, kendi muhasebecisinin tedarikçinin gerçekten ABD vergi mukimi olduğuna dair kanıt istemesi.

O kanıtın bir adı var. IRS'in Form 6166'sı, Hazine antetli kâğıdına basılan "bir ABD mukimlik sertifikası mektubu"; "listelenen kişi ya da kuruluşların ABD gelir vergisi yasaları açısından ABD mukimi olduğunu belgeliyor."

IRS varlık sebebini açıkça yazıyor:

"Birçok ABD anlaşma ortağı, anlaşma avantajlarından yararlanmak isteyen kişinin federal vergi açısından ABD mukimi olduğunu IRS'in belgelemesini şart koşar."

Yani muhasebeciniz sınır ötesi bir ödemeye anlaşma oranı uyguluyorsa, genelde dosyada istediği belge budur.

Pratik kısım zamanlama. Bir ABD kuruluşu Form 6166'yı, Form 8802 (Application for United States Residency Certification) doldurarak alıyor — IRS "Form 8802 kullanımının zorunlu olduğunu" ve "tüm Form 8802'lerin işlenmesi için bir kullanıcı ücreti alındığını" söylüyor. İndirilen bir dosya değil; ücreti ve sırası olan bir başvuru. Sözleşme imzalanırken isteyin, fatura gecikmişken değil.

W-8 ve W-9, doğru yönüyle

Bu ikisi sürekli karıştırılıyor ve karışıklık yön kaynaklı.

Form W-8BEN-E, "ABD Vergi Stopajı ve Raporlaması İçin Gerçek Lehtarın Durum Belgesi (Kuruluşlar)". IRS onu "ABD dışındaki kuruluşların, bölüm 3 ve bölüm 4 amaçları doğrultusunda durumlarını belgelemek için" kullandığı form olarak tanımlıyor. ABD dışındaki bir kuruluştan bir ABD ödeyicisine doğru akıyor.

Form W-9 ise yurt içi karşılığı: bir ABD kuruluşunun, kendisine ödeme yapan tarafa ABD statüsünü belgelemesi.

ABD dışında bir şirketseniz ve bir ABD ajansı tutuyorsanız, normalde bu işin dolduran değil isteyen tarafındasınız. Ajanstan almanız gereken belge yukarıdaki mukimlik sertifikası; W-8BEN-E, para ters yöne aktığında devreye giriyor.

Delaware adresi gerçekte ne demek

Çok sayıda teknoloji şirketi Delaware'de kayıtlı ve çoğunun orada hiç çalışanı olmadı. Sözleşmedeki adresin ne olduğunu anlamakta fayda var; çünkü onu ofis sanmak, şirketin nerede faaliyet gösterdiği hakkında yanlış sonuçlara götürüyor.

Delaware'in Division of Corporations birimi, kayıtlı temsilcinin "Delaware'de bir sokak adresi ve ofis" tutmasını, bunun "normal mesai saatlerinde açık" olmasını ve "tebligatı kabul etmek amacıyla" bulunmasını şart koşuyor.

İşlevi bundan ibaret: hukuki belgelerin teslim edilebileceği sabit bir yer. Ekibin nerede oturduğuna dair hiçbir ima taşımıyor.

Bunu kendimiz için de söyleyeceğiz; çünkü alternatifi, adresin doğru olmayan bir şeyi ima etmesine izin vermek: Dover adresimiz bir kayıtlı temsilci adresidir, ofis değildir. İş, insanlarımızın olduğu yerde yapılıyor. ABD kaydının gerçekten anlamı şu: sözleşme yapan kuruluş bir ABD şirketi, ABD hukukuna tabi ve bir ABD mahkemesinde dava edilebilir — müşteri açısından asıl önemli olan ve tek başına adresin kanıtlamadığı kısım da bu.

Yirmi dakikaya değen sözleşme maddeleri

Sınır ötesi anlaşmazlıkların çoğu, genel bırakılmış bir maddeye kadar izlenebiliyor. Her seferinde yazıya döktüklerimiz — ve herkesten istenmesini önerdiklerimiz — şunlar:

• Para birimi ve kimin neyi üstlendiği. Para birimini yazın; transfer ücretlerini ve aracı banka masraflarını kimin ödeyeceğini de. Uluslararası bir ödeme eksik gelebilir; madde yoksa bu, faturanın ödenip ödenmediği tartışmasına döner.
• Uygulanacak hukuk ve yetkili mahkeme. Hangi ülkenin hukuku geçerli ve anlaşmazlık nerede görülecek. Burada muğlaklık sonradan pahalıya patlar.
• Ödemeyle birlikte fikri mülkiyet devri. Kodun ve tasarımların mülkiyeti ne zaman geçiyor ve iş erken biterse devam eden çalışmaya ne oluyor.
• Depo ve hesap sahipliği. Depo ajansın değil sizin kuruluşunuzda olmalı — bir devrin neyi taşıyıp neyi sessizce taşımadığını bir devre bel bağlamadan önce okumakta fayda var. Alan adı da öyle — 60 günlük devir kilitleri bunu sonradan çözmeyi zorlaştırıyor.
• Devir neleri kapsıyor. Dokümantasyon, erişim bilgileri, dağıtım erişimi ve soruların hâlâ yanıtlandığı belirli bir süre.
• Verinin yeri ve işlenmesi. Verinin nerede durduğu, kimin erişebildiği ve sözleşme bitince ne olduğu. Bu, sizin yargı alanınızın gerektirdiğiyle örtüşmeli — yine kendi danışmanlarınıza ait bir soru.

Saatler ve asıl hata biçimi

Türkiye ile ABD doğu kıyısı, kabaca bir Avrupa öğleden sonrasının ikinci yarısını paylaşıyor; batı kıyısı çok daha azını. Rakam, disiplinden daha az önemli.

Asıl zaman yakan şey saat farkı değil — farkı yokmuş gibi davranmak. Sizin gününüzün sonunda sorulup onların gününün sonunda yanıtlanan bir soru, her seferinde tam bir gün harcıyor. Farkla iyi çalışan ekipler üç şey yapıyor: soruları akıllarına geldikçe göndermek yerine topluyorlar, kararları yazıya döküyorlar ki karşı taraf görüşme beklemeden ilerleyebilsin ve bir kesişim penceresini umut etmek yerine koruyorlar.

Bilinçli üç dört saatlik kesişim bir projeyi düzgün yürütmeye yeter. Altındaki, yazılı disiplin iyiyse yürür, değilse acı verir.

Biz ne yapıyoruz

ABD kuruluşu olarak, yazılı biçimde, yukarıdaki para birimi, yetki ve fikri mülkiyet şartları ima edilmiş değil yazılmış hâlde sözleşme yapıyoruz. Vergi belgelerini talep üzerine veriyoruz ve faturada değil imzada vermeyi tercih ediyoruz; çünkü IRS sürecinin bir ücreti ve sırası var.

Müşteri alan adı ya da deposu tutmuyoruz. İhtiyacımız olana erişim istiyor, ürettiğimizi geri veriyoruz — bu konudaki tutumumuz işin sahibi kim yazısında, pratik mekaniği ise alan adı ve DNS rehberinde.

Ve kimsenin vergi durumu hakkında, bir ödemeye hangi anlaşma oranının uygulanacağı dâhil, danışmanlık vermiyoruz. Hangi belgelerin var olduğunu söyler ve kendi belgelerimizi veririz; gerisi muhasebecinize ait.

İmzalamadan önce

1. Mukimlik belgesini şimdi isteyin, faturada değil. Ücreti ve sırası var.
2. Hangi kuruluşla sözleşme yaptığınızı doğrulayın ve adresinin ofis mi kayıtlı temsilci mi olduğunu.
3. Para birimi, transfer ücretleri, uygulanacak hukuk ve fikri mülkiyet devrini belgeye koyun, e-posta zincirine değil.
4. Depoyu ve alan adını kendi hesaplarınızda açın, iş başlamadan önce.
5. Kesişim penceresini ilk kaçan günden sonra değil ilk sprintten önce, iki takvimde birden kararlaştırın.

Bir şeye bağlanmadan önce bunların hepsini nasıl ele aldığımızı görmek isterseniz, sözleşmeyi ve evrakı baştan isteyin — bu soruları üçüncü ayda değil sıfırıncı haftada yanıtlamayı tercih ederiz. Hangi kuruluşla konuştuğunuzu, kayıtlı adresimizi ve çalışma şartlarımızı Caliency nedir sayfasında tek yerde bulabilirsiniz. Hâlâ teklif karşılaştırıyorsanız, dijital ajans nasıl seçilir yazısı kapsamın ve sahipliğin nasıl okunacağını anlatıyor.